CÁCH SẮP XẾP VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ
Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế sao cho hợp lý? Sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán sao cho dễ dàng hạch toán thuế vào cuối tháng, quý? Sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán thuế theo kinh nghiệm của các kế toán trưởng chuyên về thuế. Tất cả những câu hỏi đó, chia sẻ đó sẽ được chia sẻ đến các bạn chi tiết trong bài viết này.
Hôm nay, Kế Toán Hà Nội sẽ hướng dẫn 1 cách chi tiết nhất có thể để giúp các bạn dễ dàng Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế 1 cách hiệu quả. Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp mà kế toán có những cách sắp xếp, lưu trữ hệ thống khác nhau. Sắp xếp hồ sơ chứng từ là công việc quan trọng và cần thiết của người kế toán. Nhưng làm cách nào để sắp xếp một cách khoa học, hợp lý thì không phải ai cũng làm được.
Có rất nhiều chứng từ kế toán do đó việc sắp xếp hợp lý – lưu trữ cẩn thận là vô cùng quan trọng
Tuỳ theo từng lĩnh vực hoạt động, trình độ quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật, phần mềm kế toán sửa dụng… mỗi công ty có một phương pháp lưu giữ chứng từ khác nhau. Tuy nhiên các bạn phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
Sau khi nộp báo cáo tài chính năm, kế toán cần tập hợp, sắp xếp chứng từ đề đưa vào lưu trữ
- Chứng từ lưu trữ là chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của những người liên quan. Trường hợp không có chứng từ gốc phải lưu trữ bản copy có sao y bản chỉnh
- Lưu trữ theo từng tháng và loại chứng từ
- Lưu trữ theo trình tự, sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra khi cần thiết
1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc.
Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào, đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính. Các chứng từ gốc gồm: Hóa đơn đầu vào, đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
1.1 Đầu vào:
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
- Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán, kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
- Nếu mua hàng thanh toán chậm trả, hoặc thanh toán qua ngân hàng, nên kẹp theo chứng từ mua vào một phiếu hạch toán
- Bảng lương phải kèm với bảng chấm công, và có thể đóng thành quyển riêng
- Các bảng phân bổ, các phiếu kế toán có thể lưu theo tháng
1.2 Đầu ra
- Hóa đơn bán ra phải kẹp theo phiếu thu nếu bán thu tiền mặt, đồng thời kẹp theo phiếu xuất kho, hợp đồng và thanh lý nếu có.
- Nếu bán chịu phải kẹp phiếu hoạch toán và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
2. Sắp xếp báo cáo, tờ khai nộp cơ quan Thuế
Tờ khai của năm nào, kẹp theo năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là :
– Tờ khai kê thuế Gía trị gia tăng hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của từng năm.
HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ
Nội dung Công việc cụ thể
- Hệ thống lưu trữ
- hợp đồng Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán
- Tập hợp và phân loại theo từng dư án, từng nội dung công việc vào từng folder lưu trữ có dán tên DA ở gáy
- Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một bộ gốc, các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận khác theo yêu cầu
- Các hợp đồng nếu chỉ có môt bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tai phòng kế toán, các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản được photo ra từ bản gốc
- Các bộ phân khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài, trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của cấp có thẩm quyền và ký xác nhận lúc mượn
Tình trạng của bạn có thể sẽ như này… Nếu không sắp xếp hợp lý chứng từ đó. Cẩn thận nhé
Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gốm các tài liệu sau:
– Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)
– Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá….
– Hợp đồng gốc
– Các phụ lục ký thêm
– Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
– Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý
– Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
– Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
– Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NH
– Các biên bản thoả thuân khác nếu có
– Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan
̀Hệ thống lưu trữ hoá đơn, chứng từ – Lưu từng loại phiếu và các hoá đơn chứng từ kèm theo như sau:
– Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT
Các phiếu chi, UNC lưu cùng:
– Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.
– Nếu khoản chi từng lần của một kế hoạch tổng thể đã được duyệt thì cũng phải kèm theo bản photo của kế hoạch đó mỗi lần chi và có ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.
– Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hoá đơn chứng từ gốc kèm theo, hoặc nếu trả công nợ thì bản photo.
– Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận có chức năng
– Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo
– Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay
Các phiếu kế toán lưu cùng:
– Đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệt
– Hoá đơn chứng từ bản gốc kèm theo
– Các bảng phân bổ, trích khấu hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước, khấu hao tài sản
– Các quyết định của Giám đốc và đề nghị của phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ, hạch toán chi phí các khoản nợ không đòi được….
– Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận
Các phiếu nhập kho lưu cùng:
– Hoá đơn mua vào
– Biên bản giao hàng
– Hợp đồng mua
– Đề nghị mua hàng
Các phiếu xuất kho lưu cùng:
– Đề nghị xuất kho có phê duyệt
– Dự toán nguyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể photo
– Biên bản giao nhận hàng hoá
Hệ thống tài liệu kế toán Hồ sơ tiền và các khoản tương đương tiền: Mở một folder chia các file ra lưu các tài liệu như sau:
– Các biên bản đối chiếu, kiểm kê quỹ
– Các biên bản xác nhận số dư ngân hàng
– Các tờ khai mở tài khoản ở các ngân hàng
– Các hợp đồng gửi tiết kiệm và thanh lý hợp đồng gửi tiết kiệm từng lần
– Các quyết định liên quan đến việc xử lý hao hut quỹ tiền mặt
Hồ sơ thuế:
– Tạo folder lưu tờ khai thuế cho từng năm
– Chia các file bằng các ngăn chia file lưu theo từng loại thuế
– Một file lưu các văn bản liên quan cơ quan thuế
Hồ sơ lương:
– Tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng năm
– Dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương năm đó
– Mỗi file lương mỗi tháng lưu gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo, các bản ký nhân lương bằng tiền mặt của người lao động
Hồ sơ tài sản công ty: Lưu theo một folder và chia ra các file để lưu từng tài sản riêng từng file bao gồm các chứng từ sau:
– Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua
– Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu
– Hợp đồng mua tài sản
– Hợp đồng mua tài sản
– Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản
– Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán
– Biên bản bàn giao mua bán, biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
– Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
– Mã tài sản theo sổ sách kế toán
– Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ
– Thẻ theo dõi tài sản cố định
– Bộ hồ sơ thanh lý tài sản: Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
– Quyêt định luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
– Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ công nợ: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:
– Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm
– Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ
– Các quyết định xử lý công nợ
– Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ
Hồ sơ pháp lý: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:
– Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính
– Đăng ký KD có công chứng của từng lần thay đổi
– Các Uỷ quyền có liên quan đến Tài chính – Kế toán
– Các đăng ký KD của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng nếu có
– Các quy chế, điều lệ của công ty
– Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần
CÁCH SẮP XẾP CHỨNG TỪ TIỀN LƯƠNG:
– Hồ sơ của người lao động.
– Hợp đồng lao động.
– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…
– Bảng chấm công.
– Bảng thanh toán tiền lương.
– Đăng ký giảm trừ gia cảnh.
– Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN.
– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
– Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH.
Xin cung cấp thêm các bạn thêm thông tin trong công tác sắp xếp chứng từ gốc như sau:
CÔNG TÁC SẮP XẾP CHỨNG TỪ GỐC
Thiên thứ 01 – Công tác sắp xếp chứng từ gốc
– Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế, được đóng thành quyển, mỗi tháng một quyển
– Các chứng từ đi kèm hóa đơn báo cáo trên bảng kê đã đầy đủ chưa
– Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo Hóa đơn đầu ra:+Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu mà thu bằng tiền mặt.
+ Đối với thương mại:
– Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
– Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Báo giá nếu có
– Phiếu thu tiền
– Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Báo giá nếu có
– Phiếu thu tiền
+ Đối với Xây dựng:
– Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
– Dự toán và báo giá đính kèm
– Phiếu xuất kho
– Biên bảng nghiệm thu
– Biên bản xác nhận khối lượng
– Bảng quyết toán khối lượng
– Hợp đồng kinh tế
– Biên bản thanh lý
– Phiếu thu tiền
– Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
– Dự toán và báo giá đính kèm
– Phiếu xuất kho
– Biên bảng nghiệm thu
– Biên bản xác nhận khối lượng
– Bảng quyết toán khối lượng
– Hợp đồng kinh tế
– Biên bản thanh lý
– Phiếu thu tiền
+ Đối với dịch vụ:
– Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
– Phiếu thu tiền
– Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
– Phiếu thu tiền
+ Đối với khách sạn, nhà hàng:
– Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết
– Bill thanh toán
– Oder nếu cần thiết
– Phiếu thu tiền
– Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết
– Bill thanh toán
– Oder nếu cần thiết
– Phiếu thu tiền
+ Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu+ Đối với thương mại:
– Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
– Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Báo giá nếu có
– Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
– Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Báo giá nếu có
=> Sau này nhận được tiền kẹp thêm: – Khi khách hàng chuyển vào TK của cty: Giấy báo có
+ Đối với Xây dựng:
– Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
– Dự toán và báo giá đính kèm
– Phiếu xuất kho
– Biên bảng nghiệm thu
– Biên bản xác nhận khối lượng
– Bảng quyết toán khối lượng
-Hợp đồng kinh tế
– Biên bản thanh lý
– Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
– Dự toán và báo giá đính kèm
– Phiếu xuất kho
– Biên bảng nghiệm thu
– Biên bản xác nhận khối lượng
– Bảng quyết toán khối lượng
-Hợp đồng kinh tế
– Biên bản thanh lý
=> Sau này nhận được tiền kẹp thêm: – Khi khách hàng chuyển vào TK của cty: Giấy báo có
+ Đối với dịch vụ:
– Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
– Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
=> Sau này nhận được tiền kẹp thêm: – Khi khách hàng chuyển vào TK của cty: Giấy báo có
+ Đối với khách sạn, nhà hàng:
– Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết
– Bill thanh toán
– Oder nếu cần thiết
– Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết
– Bill thanh toán
– Oder nếu cần thiết
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm: – Khi khách hàng chuyển vào TK của cty: Giấy báo có
Hóa đơn đầu vào:+Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt.
Hóa đơn đầu vào:+Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt.
+ Đối với thương mại:
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Báo giá nếu có
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị thanh toán
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Báo giá nếu có
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị thanh toán
+ Đối với Xây dựng:
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Dự toán và báo giá đính kèm
– Phiếu nhập kho
– Hợp đồng kinh tế
– Biên bản thanh lý
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị thanh toán
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Dự toán và báo giá đính kèm
– Phiếu nhập kho
– Hợp đồng kinh tế
– Biên bản thanh lý
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị thanh toán
+ Đối với dịch vụ:
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị thanh toán
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị thanh toán
+ Đối với khách sạn, nhà hàng:
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị thanh toán
– Bill thanh toán
– Oder nếu cần thiết
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị thanh toán
– Bill thanh toán
– Oder nếu cần thiết
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu:
+ Đối với thương mại:
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng, hoặc phiếu xuất kho của bên bán
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Báo giá nếu có
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm: – Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng, hoặc phiếu xuất kho của bên bán
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Báo giá nếu có
– Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm: – Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi
+ Đối với Xây dựng:
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Dự toán và báo giá đính kèm
– Phiếu nhập kho
– Hợp đồng kinh tế
– Biên bản thanh lý
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm: – Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Dự toán và báo giá đính kèm
– Phiếu nhập kho
– Hợp đồng kinh tế
– Biên bản thanh lý
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm: – Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi
+ Đối với dịch vụ:
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm : – Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi
+ Đối với khách sạn, nhà hàng:
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Bill thanh toán
– Oder nếu cần thiết
– Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
– Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
– Hợp đồng kinh tế
– Thanh lý hợp đồng
– Bill thanh toán
– Oder nếu cần thiết
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm: – Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi
Lương, thưởng:
Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau
+ Hợp đồng lao động+CMTND phô tô kẹp vào
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+Bảng kê danh sách nhân viên công ty chuyển khoản (đăng ký thẻ ATM cho nhân viên)
+ Tất cả có ký tá đầy đủ
+Đăng ký mã số thuế cho công nhân để cuối năm làm quyết tóan thuế TNCN cho họ
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+Bảng kê danh sách nhân viên công ty chuyển khoản (đăng ký thẻ ATM cho nhân viên)
+ Tất cả có ký tá đầy đủ
+Đăng ký mã số thuế cho công nhân để cuối năm làm quyết tóan thuế TNCN cho họ
= > Thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
+Hàng tháng: Phiếu chi tiền lương or bảng kê tiền lương chuyển khoản cho nhân viên, chứng từ ngân hàng + Bảng lương + Bảng chấm công + Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ….=> gói lại một cục
+ Tạm ứng:
+ Tạm ứng:
– Dự toán chi đã được Kế toán trưởng – BGH ký duyệt
– Giấy đề nghị tạm ứng.
– Phiếu chi tiền
– Giấy đề nghị tạm ứng.
– Phiếu chi tiền
Nợ TK 141/ có TK 111,112
+Hoàn ứng:
– Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng,…công tác,…) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên => Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.
+Hoàn ứng:
– Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng,…công tác,…) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên => Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.
Nợ TK 111,112/ có TK 141
– Các khoản chi cho việc tạm ứng: Hóa đơn chứng từ hợp lý, các chứng từ khác đi kèm…
Nợ TK 152,153,142,242,641,642….
Nợ TK 1331
Có TK 141
– Các khoản chi cho việc tạm ứng: Hóa đơn chứng từ hợp lý, các chứng từ khác đi kèm…
Nợ TK 152,153,142,242,641,642….
Nợ TK 1331
Có TK 141
Chú ý:
– Nếu ký hợp đồng dứơi 3 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bảng kê 23 để tạm không khấu trừ 10% của họ
– Nếu ký hợp đồng dứơi 3 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bảng kê 23 để tạm không khấu trừ 10% của họ
– Nhưng ký > 3 tháng lại rơi vào ma trận của BHXH
Căn cứ Tiết khoản i, Điểm 1, Điều 25, Chương IV Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực từ 01/7/2013 quy định :“Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.”
+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
+ Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ …………….v.v.v
TK 131 và 331 là tài khoản lưỡng tính vừa có số dư bên nợ lại vừa có số dư bên có
+ TK 131 phải thu khách hàng
TK 131 số dư NỢ khi khách hàng mua tiền nhưng chưa thanh toán : Dư Nợ 131 = MS 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu
TK 131 số dư CÓ khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp (mình) những chưa lấy hàng nên để treo bên Có = MS 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
TK 131 và 331 là tài khoản lưỡng tính vừa có số dư bên nợ lại vừa có số dư bên có
+ TK 131 phải thu khách hàng
TK 131 số dư NỢ khi khách hàng mua tiền nhưng chưa thanh toán : Dư Nợ 131 = MS 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu
TK 131 số dư CÓ khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp (mình) những chưa lấy hàng nên để treo bên Có = MS 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
+ TK 331 phải trả người bán:
TK 331 số dư NỢ khi mình ứng trước tiền mua hàng cho người bán : Dư Nợ 131 = MS 132 trên BCĐKT trả trước cho người bán thuộc khoản phải thu.
TK 331 số dư CÓ mình đi mua hàng nợ bên bán treo bên Có = MS 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
– Không được phép cấn trừ công nợ khi phát sinh vừa là người mua hàng đồng thời cũng là người cung cấp hàng hóa trên cùng một đối tượng khách hàng, nếu cấn trừ công nợ thì phải có văn bản xác nhận của hai bên rồi mới được phép cấn trừ công nợ của nhau, cuối năm làm cái giấy xác nhận công nợ đối chiếu giữa hai bên cái này công ty nhà nước hay làm còn tư nhân thì hay bỏ qua bước này
– Cuối năm phải lập biên bản đối chiếu công nợ với các công ty Mua và Bán hàng có ký tá đóng đấu xác nhận của hai bên
– Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
– Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
Công việc in sổ là của kế toán do đó sau khi in cần có bìa Ngoài và Trong cho sổ sách kế toán
Mẫu bìa chứng từ ghi sổ:
TK 331 số dư CÓ mình đi mua hàng nợ bên bán treo bên Có = MS 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
– Không được phép cấn trừ công nợ khi phát sinh vừa là người mua hàng đồng thời cũng là người cung cấp hàng hóa trên cùng một đối tượng khách hàng, nếu cấn trừ công nợ thì phải có văn bản xác nhận của hai bên rồi mới được phép cấn trừ công nợ của nhau, cuối năm làm cái giấy xác nhận công nợ đối chiếu giữa hai bên cái này công ty nhà nước hay làm còn tư nhân thì hay bỏ qua bước này
– Cuối năm phải lập biên bản đối chiếu công nợ với các công ty Mua và Bán hàng có ký tá đóng đấu xác nhận của hai bên
– Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
– Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
Công việc in sổ là của kế toán do đó sau khi in cần có bìa Ngoài và Trong cho sổ sách kế toán
Mẫu bìa chứng từ ghi sổ:
Ví dụ cụ thể:
+ Bản gốc của hợp đồng, thanh lý, nghiệm thu. Và các loại văn bản khác… => được bấm lỗ và lưu ở bìa còng
+ Bản gốc của hợp đồng, thanh lý, nghiệm thu. Và các loại văn bản khác… => được bấm lỗ và lưu ở bìa còng
+Bản phô tô được lưu cùng các chứng từ: có tác dụng mô phỏng, hỗ trợ cho các chứng từ gốc, nếu cần thiết thì khi in các văn bản yêu cầu in nhiều bản ví dụ thông thường người ta làm hợp đồng thường in 04 bản nay in lên 06 bản số lượng dư là cái để bạn có thể kẹp vào cung chứng từ sau này
Một ví dụ: để làm hồ sơ thanh toán đối với đơn vị nhà nước như sau:
Ví dự làm hồ sơ cho bên tư vấn giám sát :
-Hồ sơ thanh toán TVGS
Một ví dụ: để làm hồ sơ thanh toán đối với đơn vị nhà nước như sau:
Ví dự làm hồ sơ cho bên tư vấn giám sát :
-Hồ sơ thanh toán TVGS
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển
1/ Bìa hồ sơ thanh toán TVGS
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
3/ BÁO CÁO CỦA TƯ VẤN GIÁM SÁT NGHIỆM THU HOÀN THÀNH THI CÔNG XÂY DỰNG
4/Biên bản nghiệm thu TVGS
5/Phô tô đi kèm:
– Hợp đồng TVGS phô tô
– Biên bản xác nhận khối lượng của đơn vị Thi công
– Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng của thi công
– Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
– Quyết định phê duyệt chỉ định thầu TVGS
– Quyết định bổ nhiệm trưởng tư vấn giám sát công trình
– Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
– Biên bản nghiệm thu các giai đoạn nếu có
– Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có
– Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
– Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công
– Hồ sơ thanh toán của ĐƠN VỊ THI CÔNG
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
3/ BÁO CÁO CỦA TƯ VẤN GIÁM SÁT NGHIỆM THU HOÀN THÀNH THI CÔNG XÂY DỰNG
4/Biên bản nghiệm thu TVGS
5/Phô tô đi kèm:
– Hợp đồng TVGS phô tô
– Biên bản xác nhận khối lượng của đơn vị Thi công
– Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng của thi công
– Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
– Quyết định phê duyệt chỉ định thầu TVGS
– Quyết định bổ nhiệm trưởng tư vấn giám sát công trình
– Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
– Biên bản nghiệm thu các giai đoạn nếu có
– Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có
– Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
– Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công
– Hồ sơ thanh toán của ĐƠN VỊ THI CÔNG
Sắp xếp và lưu trữ chứng từ hợp lý là điều kế toán phải biết
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển
1/ Bìa hồ sơ thanh toán đơn vị thi công
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
4/ Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình
5/ Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành
6/Phô tô đi kèm:
– Hợp đồng thi công
– Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có của đơn vị Thi công
– Biên bản nghiệm thu hoàn thành các giai đoạn công trình đưa vào sử dụng của thi công
– Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
– Quyết định phê duyệt chỉ định thầu đơn vị thi công
– Quyết định bổ nhiệm sát trưởng hay tổ trưởng công trình
– Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
– Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
– Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
4/ Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình
5/ Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành
6/Phô tô đi kèm:
– Hợp đồng thi công
– Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có của đơn vị Thi công
– Biên bản nghiệm thu hoàn thành các giai đoạn công trình đưa vào sử dụng của thi công
– Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
– Quyết định phê duyệt chỉ định thầu đơn vị thi công
– Quyết định bổ nhiệm sát trưởng hay tổ trưởng công trình
– Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
– Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
– Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét